Personalkosten Gastronomie: Quote, Richtwerte & was eine Arbeitsstunde wirklich kostet

In vielen klassischen Restaurants liegen die Personalkosten bei über 40 Prozent, sagt der DEHOGA Berlin. Zum 1. Januar 2027 steigt außerdem der Mindestlohn auf 14,60 €. Viele Betreiber kennen ihren Stundenlohn, aber nicht, was eine Stunde wirklich kostet. In diesem Artikel rechnest du deine Personalkosten in der Gastronomie Schritt für Schritt nach: Quote, Richtwerte, Kosten pro Stunde und die Frage, wann sich eine feste Stelle lohnt.

Was zählt zu den Personalkosten in der Gastronomie?

Personalkosten sind jedoch mehr als die Lohnsumme auf dem Dienstplan. Typischerweise gehören in der Gastronomie diese Posten dazu:

• Bruttolöhne und -gehälter deines Teams, inklusive Auszubildende
• Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung (Rente, Arbeitslosigkeit, Krankheit, Pflege)
• Umlagen U1, U2 und U3 (Krankheit, Mutterschaft, Insolvenzgeld)
• Beitrag zur Berufsgenossenschaft (BGN)
• Pauschalabgaben für Minijobber
• Zuschläge für Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit
• Sonderzahlungen wie Urlaubs- oder Weihnachtsgeld, falls du sie zahlst
• Kost und Logis, falls du sie stellst

Vor allem Zuschläge können einen großen Teil ausmachen. Was Pflicht ist und was freiwillig, erklären wir im Artikel über Sonntags-, Feiertags- und Nachtzuschläge.

Was nicht zu den Personalkosten in der Gastronomie gehört

Trinkgeld zahlt der Gast, nicht du. Nach § 3 Nr. 51 EStG ist Trinkgeld für Angestellte steuerfrei, wenn ein Dritter es freiwillig gibt. Laut IHK ist es zudem sozialversicherungsfrei. Es erhöht deine Personalkosten in der Gastronomie also nicht.

Schwieriger wird es bei Zeitarbeit, Aushilfen auf Rechnung oder selbständigen Köchen. Auch der Unternehmerlohn ist eine Frage für sich: Stehst du als Inhaber selbst in der Küche, fehlt dein Lohn oft in der Rechnung. Klär deshalb mit deinem Steuerberater, was in deine Quote gehört. Wichtig ist außerdem, dass du jedes Jahr gleich rechnest.

Personalkostenquote: Wie viel Prozent Personalkosten sind in der Gastronomie normal?

Die Personalkostenquote zeigt, welchen Anteil deines Umsatzes das Personal kostet. Die übliche Formel lautet laut hogapage:

Personalkostenquote in % = Personalkosten gesamt ÷ Nettoumsatz × 100

Und was ist normal? Ehrlich gesagt: Beim Statistischen Bundesamt, beim DEHOGA und bei den IHKs haben wir keinen aktuellen amtlichen Richtwert gefunden, den wir sauber prüfen konnten. Deshalb nennen wir dir nur die Stimmen, die belegt sind:

Quelle	Aussage	Stand
Gastronomieberater Andreas Bartelt (hogapage)	idealerweise höchstens 30 % des Umsatzes	Mai 2024
Alexander Pesch, Treugast (hogapage)	idealerweise 30 bis 45 %	Mai 2024
DEHOGA Berlin	in vielen klassischen Restaurants über 40 % (Bezugsgröße nicht genannt)	September 2025

Beachte allerdings: Das sind Einzelmeinungen aus der Fachpresse und eine Berliner Aussage, keine Statistik. Deine eigene Quote hängt stark von deinem Konzept ab. Ein Restaurant mit Bedienung und langen Öffnungszeiten braucht mehr Personal als ein Imbiss. Arbeitest du als Inhaber selbst mit, wirkt deine Quote außerdem niedriger, als sie eigentlich ist.

So berechnest du deine Personalkostenquote

Zum Beispiel macht dein Restaurant im Monat 50.000 € Nettoumsatz. Die Bruttolöhne betragen 14.000 €. So gehst du vor:

1. Nettoumsatz ermitteln: Umsatz ohne Umsatzsteuer, hier 50.000 €.
2. Bruttolöhne addieren: alle Löhne inklusive Minijobs und Zuschläge, hier 14.000 €.
3. Arbeitgeberkosten aufschlagen: Sozialversicherung, Umlagen und BGN. Mit rund 24,8 % (unsere Annahme, siehe unten) sind das 3.478 €.
4. Quote berechnen: 17.478 € ÷ 50.000 € × 100 = 35,0 %.

Rechnest du nur mit den Bruttolöhnen, kommst du auf 28 %. Die Quote sieht also sieben Punkte besser aus, als sie ist. Das ist ein typischer Fehler. Weitere typische Fehler sind:

• Bruttoumsatz statt Nettoumsatz: Die Umsatzsteuer gehört nicht dir, sie macht die Quote künstlich klein.
• Inhaberlohn vergessen: Deine eigene Arbeit kostet auch Geld, selbst wenn sie nicht in der Lohnabrechnung steht.
• Einzelne Monate vergleichen: In der Gastronomie schwankt der Umsatz mit der Saison. Schau deshalb zusätzlich auf den Durchschnitt der letzten zwölf Monate.

Personalkosten und Wareneinsatz in der Gastronomie zusammen betrachten

Die Quote allein sagt allerdings wenig. Der DEHOGA Berlin nennt für viele klassische Restaurants neben über 40 % Personalkosten einen Wareneinsatz von über 30 %. Als Richtwert für den Wareneinsatz nennt die AHGZ höchstens 25 % bei Getränken und höchstens 35 % bei Speisen.

Sinnvoll ist daher der Deckungsbeitrag 2: Umsatz minus Wareneinsatz minus Personalkosten. Diese Kennzahl nennt das Gastgewerbe-Magazin. Was danach übrig bleibt, muss Miete, Energie und deinen Gewinn tragen. Deinen tatsächlichen Wareneinsatz findest du in deiner BWA, ebenso die Personalkosten deiner Gastronomie im Jahresvergleich.

Was kostet eine Arbeitsstunde in der Gastronomie wirklich?

„Was kostet ein Mitarbeiter?“ lässt sich in zwei Stufen beantworten. Erstens die bezahlte Stunde: Lohn plus alle Arbeitgeberkosten. Zweitens die produktive Stunde: Denn du bezahlst auch Urlaub, Feiertage und Krankheit, in denen niemand in der Küche steht.

Unten findest du einen Rechner, in den du deinen Lohn, deine Stunden und die Sätze deiner Krankenkasse eintragen kannst.

Für das Beispiel nehmen wir eine Fachkraft mit 16,00 € Stundenlohn. Das ist ein Beispielwert, kein Tarifwert. Einen Überblick zum Tariflohn für Köche gibt unser Koch-Ratgeber. Zum Vergleich steht daneben der Mindestlohn 2027 von 14,60 € laut Minijob-Zentrale.

Position (2027, Annahmen siehe unten)	Mindestlohn	Fachkraft (Beispiel)
Bruttolohn je Stunde	14,60 €	16,00 €
Arbeitgeberanteil Sozialversicherung (21,15 %)	3,09 €	3,38 €
Umlagen U1, U2, U3 (2,19 %)	0,32 €	0,35 €
BGN (1,5 %, Annahme)	0,22 €	0,24 €
Kosten je bezahlter Stunde	18,23 €	19,97 €
Produktiver Anteil	83 %	83 %
Kosten je produktiver Stunde	21,92 €	24,02 €
Monatskosten bei 160 Stunden	2.916 €	3.196 €

Eine Fachkraft für 16 € kostet dich also rund 24 € je Stunde, in der sie wirklich arbeitet. Genau diese Zahl bestimmt deine Personalkosten in der Gastronomie stärker als der Stundenlohn. Was der Mindestlohn 2026 und 2027 im Vergleich kostet, zeigt der Artikel darüber, was eine Stunde Mindestlohn dein Restaurant kostet.

Woher die 21,15 % kommen

Die Sozialversicherung teilen sich Arbeitgeber und Beschäftigte grundsätzlich zur Hälfte. Für 2026 ergibt das diesen Arbeitgeberanteil:

• Rentenversicherung: 9,3 % (Hälfte von 18,6 % laut Bekanntmachung 2026)
• Arbeitslosenversicherung: 1,3 % (Hälfte von 2,6 % laut § 341 SGB III)
• Krankenversicherung: 7,3 % plus 1,45 % (Hälfte von 14,6 % und vom durchschnittlichen Zusatzbeitrag 2,9 % laut Bundesgesundheitsministerium)
• Pflegeversicherung: 1,8 % (Hälfte von 3,6 % laut Deutscher Rentenversicherung)

Den Zuschlag für Kinderlose in der Pflegeversicherung tragen die Beschäftigten allein. In Ländern mit Buß- und Bettag als Feiertag (zum Beispiel Sachsen) trägt der Arbeitgeber in der Pflegeversicherung weniger, das regelt § 58 SGB XI. Den durchschnittlichen Zusatzbeitrag für 2027 hat das Ministerium ebenfalls auf 2,9 % festgelegt. Für Rente, Arbeitslosigkeit und Pflege setzen wir die Sätze von 2026 an, weil die Werte für 2027 noch nicht veröffentlicht sind.

Umlagen und BGN: Was wir annehmen

Bei den Umlagen U1 und U2 legt jede Krankenkasse ihren Satz selbst fest (§ 9 AAG). Wir setzen U1 mit 1,6 % und U2 mit 0,44 % an. Das sind Beispielsätze, deine Kasse kann abweichen. Dafür bekommst du etwas zurück: Hast du in der Regel nicht mehr als 30 Beschäftigte, erstattet die Kasse über U1 bis zu 80 % der Lohnfortzahlung bei Krankheit (§ 1 AAG). Über U2 erstattet sie Mutterschaftsleistungen auf Antrag voll.

Die Insolvenzgeldumlage U3 beträgt laut § 360 SGB III 0,15 %. Für 2027 nehmen wir alle drei Umlagen wie 2026 an. Den Beitrag zur BGN berechnet die Berufsgenossenschaft erst nach Jahresende aus Lohnsumme, Gefahrklasse und Beitragsfuß (BGN). Einen festen Prozentsatz gibt es daher nicht. Wir setzen 1,5 % als Annahme an. Schau deshalb in deinen letzten BGN-Bescheid, dann weißt du es genau.

Warum die produktive Stunde zählt

Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt laut § 3 BUrlG 24 Werktage. Bei einer 5-Tage-Woche sind das 20 Arbeitstage. Wir setzen 24 Urlaubstage an, also eine Annahme über dem Minimum. An Feiertagen zahlst du den Lohn weiter (§ 2 EntgFG). Bei Krankheit zahlst du bis zu sechs Wochen weiter (§ 3 EntgFG).

Für Krankheit setzen wir 10 Tage an, dazu 10 sonstige Ausfalltage für Feiertage und Fortbildung. Bei 261 Arbeitstagen im Jahr bleiben so rund 83 % produktive Zeit. Allerdings sind 10 Krankheitstage bewusst niedrig gewählt. Laut Destatis waren Beschäftigte 2025 über alle Branchen im Schnitt 14,6 Arbeitstage krankgemeldet. In Hotels, Pensionen und Gasthöfen lag der Krankenstand 2025 laut einer AOK-Auswertung für Rheinland/Hamburg bei 5,9 %. Rechnest du mit 15 Krankheitstagen, sinkt der produktive Anteil auf rund 81 %.

Und bei Minijobbern?

Für gewerbliche Minijobs zahlst du 2026 laut Minijob-Zentrale pauschal 15 % Rente, 13 % Krankenversicherung, 2 % Pauschsteuer sowie U1 0,8 %, U2 0,22 % und U3 0,15 %. Nach unserer eigenen Rechnung kostet 2026 eine Minijob-Stunde zum Mindestlohn von 13,90 € damit rund 18,23 €, ohne BGN-Beitrag. Zum 1. Januar 2027 steigt die Krankenversicherungs-Pauschale auf 17,5 %, das ist beschlossen. Mit den übrigen Sätzen von 2026 kommen wir 2027 auf rund 19,81 € je Stunde. Kommt die Pauschsteuer von 5 % aus dem Regierungsentwurf, wären es rund 20,25 €. Der Rechner oben schlägt zusätzlich 1,5 % BGN auf und zeigt deshalb etwas mehr. Welche Regeln für Minijobs in der Gastronomie sonst gelten, liest du im Artikel zu Regeln für Minijobs in der Gastronomie.

Feste Stelle oder flexibel besetzen? Eine ehrliche Rechnung

Eine feste Stelle kostet dich jeden Monat dasselbe, egal wie voll dein Restaurant ist. Das sind Fixkosten. Deshalb lohnt sich eine einfache Kennzahl: Kosten je tatsächlich gebrauchter Stunde. Du teilst die Monatskosten der Stelle durch die Stunden, in denen du die Kraft wirklich brauchst.

Nimm die Fachkraft aus der Tabelle oben mit 3.196 € im Monat für 160 bezahlte Stunden:

Gebrauchte Stunden im Monat	Leerlaufstunden	Kosten je gebrauchter Stunde
160	0	rund 20 €
100	60	rund 32 €
60	100	rund 53 €

Daraus folgt für deine Personalkosten in der Gastronomie eine klare Leitfrage: Wie viele Stunden brauchst du in ruhigen Monaten wirklich? Die Grundlast besetzt du am besten fest. Für die Spitzen lohnt sich eine feste Stelle dagegen oft nicht. Vergleiche diese Kennzahl mit den Angeboten, die dir für flexible Lösungen vorliegen.

Flexibilität im Angestelltenverhältnis

Auch mit Angestellten kannst du flexibel planen. Allerdings setzt das Gesetz klare Grenzen:

• Arbeit auf Abruf (§ 12 TzBfG): Ist keine Wochenarbeitszeit festgelegt, gelten 20 Stunden als vereinbart. Den Einsatz musst du mindestens vier Tage im Voraus ankündigen. Bei vereinbarter Mindestzeit darfst du höchstens 25 % mehr abrufen.
• Befristung ohne Sachgrund (§ 14 TzBfG): höchstens zwei Jahre, höchstens dreimal verlängert, nur schriftlich und nicht bei früherer Beschäftigung beim selben Arbeitgeber.
• Kurzfristige Beschäftigung (§ 8 SGB IV): Saisonkräfte für höchstens drei Monate oder 70 Arbeitstage im Kalenderjahr.

Wann ein selbständiger Koch passt

Ein selbständiger Koch ist pro Stunde teurer als eine angestellte Kraft. Sein Vorteil liegt woanders: Du zahlst nur die Stunden, die du wirklich brauchst. Das passt zum Beispiel bei Krankheitsausfall, in der Saison oder für ein Event. Für eine Stelle, die du dauerhaft brauchst, ist er dagegen nicht gedacht. Besetzt du dieselbe Stelle auf Dauer mit Selbständigen, droht Scheinselbständigkeit.

Auf GourMeet findest du selbständige Köche mit Gewerbeschein. Sie stellen dir ihr Honorar direkt in Rechnung, an uns zahlst du eine Servicepauschale je Einsatztag zzgl. USt. Andere Wege haben trotzdem ihren Platz. Wie sich Zeitarbeit für die Küche rechnet und welche Kosten einer Personalvermittlung entstehen, liest du in unseren Vergleichen.

Personalkosten in der Gastronomie senken: 3 Kennzahlen, die du jeden Monat prüfst

Wer Personalkosten in der Gastronomie senken will, muss sie zuerst messen. Diese drei Kennzahlen zeigen dir, wo du ansetzen kannst:

1. Personalkostenquote: Rechne sie jeden Monat und zusätzlich für die letzten zwölf Monate, wie oben beschrieben. So erkennst du Trends trotz Saison.
2. Umsatz je Arbeitsstunde: Nettoumsatz geteilt durch geleistete Arbeitsstunden, so definiert sie auch das Gastgewerbe-Magazin. Die Zahlen holst du aus Kasse und Dienstplan, am besten nach Wochentag und Uhrzeit. Einen belegten Richtwert gibt es nicht. Vergleiche deshalb deine eigenen Wochen miteinander.
3. Leerlaufstunden: bezahlte Stunden minus gebrauchte Stunden. Das ist die Brücke zur Rechnung im Abschnitt davor. Jede Leerlaufstunde treibt deine Kosten je gebrauchter Stunde nach oben.

Welche Hebel du aus diesen Zahlen ableitest, also Dienstplan, Speisekarte oder der Mix aus festen und flexiblen Kräften, zeigt der Ratgeber zum Mindestlohn. Hinter hohen Kosten steckt oft auch der Personalmangel in der Gastronomie, weil Überstunden und Ausfälle teuer werden. Tipps, wo du gutes Personal findest, haben wir ebenfalls zusammengestellt.

Fazit: Personalkosten in der Gastronomie im Griff

Deine Personalkosten in der Gastronomie verstehst du erst, wenn du richtig rechnest. Drei Punkte bleiben hängen:

• Quote richtig rechnen: alle Personalkosten inklusive Arbeitgeberanteile, geteilt durch den Nettoumsatz. Einen amtlichen Richtwert gibt es nicht, zwei Berater nennen höchstens 30 % bzw. 30 bis 45 %.
• Die produktive Stunde zählt: Eine Fachkraft für 16 € kostet dich 2027 nach unseren Annahmen rund 20 € je bezahlter und rund 24 € je produktiver Stunde.
• Fixkosten nur für die Grundlast: Je mehr Leerlauf eine feste Stelle hat, desto teurer wird jede Stunde, die du wirklich brauchst.

Für Ausfälle, Saison und Events kannst du auf GourMeet einen selbständigen Koch tageweise anfragen.

Koch für dein Restaurant finden

Dieser Artikel dient ausschließlich der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Für rechtliche Fragen zu deinem konkreten Fall wende dich bitte an einen Rechtsanwalt oder deine zuständige IHK/Handwerkskammer. Trotz sorgfältiger Recherche übernehmen wir keine Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität der Inhalte.